Do urzędu w Płużnicy korespondencyjnie

Jak informuje wójt Płużnicy Marcin Skonieczka, urząd gminy przestawił się na pracę zdalną. W czasie pandemii mieszkańcy mogą, a nawet powinni korzystać z tej formy komunikacji. Mogą zadzwonić, wysłać sms-a, wysłać list lub skorzystać z internetu.

– W ciągu ostatnich kilku tygodni, w związku z walką z koronawirusem, nasze życie bardzo się zmieniło – mówi Marcin Skonieczka. – Przełomowy dla mnie był 11 marca, kiedy minister edukacji poinformował o zawieszeniu zajęć w szkołach od 12 marca. Był to jasny sygnał, że od tej chwili zmieni się sposób naszej pracy i funkcjonowania całej gminy. Tuż po rządowej konferencji prasowej przeprowadzona została narada Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, a następnie Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego – opisuje wójt Skonieczka. – W tamtym czasie apelowaliśmy o ograniczenie wizyt w Urzędzie Gminy i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Po wprowadzeniu 13 marca stanu epidemicznego instytucje te zostały zamknięte dla klientów. Sprawy można załatwiać wyłącznie zdalnie: telefonicznie, wysyłając wniosek pocztą lub za pomocą internetu. Ponadto zachęcamy mieszkańców do przesyłania za pomocą sms-ów lub e-maili stanów wodomierzy – dodaje.

Wójt Marcin Skonieczka podkreśla, że intencją urzędników jest konieczność zmniejszenia możliwości rozprzestrzeniania się koronawirusa, co wymaga ograniczenia kontaktów między ludźmi.

– Tam, gdzie to było możliwe, zaleciliśmy, aby pracownicy naszych jednostek organizacyjnych zostali w domach. W urzędzie stopniowo przechodzimy na pracę zdalną. Staramy się ją umożliwić wszystkim osobom, którzy wyrażą taką chęć. Za pomocą szyfrowanego połączenia pracownik łączy się z komputerem w urzędzie i może wykonywać wszystkie czynności, tak jak dotychczas. Jednocześnie stopniowo udoskonalamy działanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Oczekiwanym stanem docelowym jest sytuacja, w której wszystkie dokumenty, w tym faktury, będą przekazywane pomiędzy pracownikami w wersji elektronicznej. W tym zakresie mamy jeszcze sporo wyzwań do pokonania, gdyż w administracji publicznej występuje bardzo duże przywiązanie do papieru, pieczątek i odręcznych podpisów – opisuje wójt Płużnicy.

– Wprowadzone ograniczenia i zmiany wynikają z troski o zdrowie wszystkich naszych mieszkańców. Mniejsza ilość kontaktów bezpośrednich, które można zastąpić kontaktami zdalnymi, zwiększa bezpieczeństwo całej wspólnoty – podkreśla Marcin Skonieczka. – Narady, które miały miejsce 11 marca, były dla mnie ostatnimi spotkaniami w których brałem udział osobiście. Wszystkie kolejne zostały odwołane lub zamienione na telekonferencje. Obecnie można się ze mną kontaktować telefonicznie, e-mailem, przez WhatsApp lub umówić się na spotkanie online. W urzędzie korzystamy z telekonferencji za pomocą aplikacji Zoom. Organizujemy w ten sposób spotkania robocze zespołów zadaniowych oraz systematyczne narady z dyrektorami szkół, narady z kierownikami Urzędu Gminy i kierownikiem GOPS – zaznacza.

Wójt Marcin Skonieczka oraz przewodniczący Rady Gminy Płużnica Szymon Dudzik zorganizowali też pierwsze próbne zdalne spotkanie, w którym wzięli udział wszyscy radni. Każdy z radnych dysponuje odpowiednim sprzętem, który umożliwia prowadzenie telekonferencji. Obecnie samorządowcy przygotowują się do pierwszego zdalnego wspólnego posiedzenia komisji stałych oraz zdalnej sesji, podczas której będą podejmowane uchwały.

– Dla wszystkich samorządowców z województwa pracownicy Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy utworzyli grupę w programie Microsoft Teams – informuje Marcin Skonieczka. – Przynajmniej raz w tygodniu mamy narady w formie telekonferencji z wojewodą kujawsko-pomorskim. Uczestniczy w nich po 160 osób. Wojewoda, wojewódzki inspektor sanitarny, kurator oświaty i komendant wojewódzki policji udzielają odpowiedzi na pytania zadawane na czacie przez wójtów, burmistrzów i prezydentów. Okazuje się, że ta forma komunikacji jest równie wartościowa, co spotkania organizowane na żywo. Uczestnikom pozwala zaoszczędzić czas na dojazdy, więc mam nadzieję, że będzie ona stosowana również po zakończeniu okresu walki z koronawirusem – mówi Skonieczka. – Za pomocą tego samego narzędzia prowadzimy kilka razy w tygodniu telekonferencję samorządowców powiatu wąbrzeskiego. Biorą w nich udział starosta wąbrzeski, burmistrz Wąbrzeźna oraz wójtowie gmin Dębowej Łąki, Książek, Ryńsk. Bieżącymi informacjami wyminiemy się w grupie na komunikatorze WhatsApp – dopowiada wójt gminy Płużnica.

(oprac. krzan)

Fot. (nadesłane)